Paso a paso: cómo tratar los metadatos de los archivos adjuntos en el correo
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Cuando enviamos un archivo adjunto por correo electrónico, no siempre somos conscientes de toda la información que puede ir incluida. A menudo, estamos compartiendo mucho más de lo que imaginamos. Documentos de Word, PDFs, hojas de cálculo o presentaciones suelen incorporar metadatos ocultos: detalles como el autor del archivo, el nombre de la empresa, la ruta de guardado, fechas de modificación, versiones anteriores o incluso comentarios internos.
Estos datos, invisibles a simple vista, pueden convertirse en una vulnerabilidad. Si se filtran o llegan a manos equivocadas, pueden comprometer la confidencialidad de tu organización, revelar rutas internas de red, exponer decisiones estratégicas aún no aprobadas o incluso ser utilizados como punto de entrada para un ciberataque.
Metashield es un conjunto de herramientas diseñado específicamente para prevenir la fuga de datos sensibles presentes en los metadatos, especialmente en entornos corporativos. Su versión para Outlook 365 actúa justo donde más se necesita: en el envío diario de correos con archivos adjuntos. Gracias a Metashield for Outlook 365, puedes eliminar el riesgo de fuga de información sensible en los metadatos de los archivos adjuntos antes de enviarlos, sin afectar la operativa del usuario, y asegurando que la información que sale de tu organización sea solo la que realmente quieres compartir.
¿Cuál es el problema de los metadatos y cómo impactan en las empresas?
Los metadatos son esos fragmentos invisibles de información que se generan automáticamente cuando creas, editas o guardas un archivo. Incluyen desde el nombre del autor, la fecha de creación o las rutas del sistema, hasta los comentarios internos o el historial de versiones. Aunque parecen inofensivos, pueden contener detalles sensibles que revelan más de lo que te gustaría compartir. Y aquí está el problema: cuando adjuntas ese archivo a un correo en Outlook 365 y lo envías fuera de tu organización, esos metadatos también viajan. Sin filtros. Sin control. Sin retorno.
El impacto en las empresas puede ser crítico. En manos equivocadas, los metadatos pueden exponer información confidencial, abrir puertas a ciberataques, generar incumplimientos del RGPD o erosionar la confianza de clientes y partners. No es ciencia ficción: es una vulnerabilidad silenciosa que ocurre todos los días. Y lo más preocupante es que muchas compañías ni siquiera son conscientes de ello. Si no se trata este riesgo de forma automatizada y estructurada, tarde o temprano se convierte en una fuga: de reputación, datos y control.
¿Qué es TU Metashield y para qué sirve?
Metashield es una herramienta de la familia TU diseñada para proteger la información oculta en los archivos digitales de las empresas.
Su función principal es analizar los metadatos sensibles presentes en documentos, imágenes y otros formatos, antes de que sean compartidos. Así, evita fugas de información que podrían pasar desapercibidas. Cada archivo puede contener detalles invisibles como: el autor, el historial de modificaciones, comentarios internos o incluso la ubicación del dispositivo desde el que se creó. Metashield detecta automáticamente estos datos, garantizando la privacidad y la seguridad en los entornos corporativos.
Además, contribuye al cumplimiento normativo, ayudando a empresas a alinear sus procesos con regulaciones como el RGPD. Gracias a esta capa de control, se evita que información sensible salga sin supervisión.
Por último, actúa como una barrera frente a filtraciones accidentales que podrían comprometer estrategias internas, procesos de negociación o, directamente, la reputación de la compañía. Y todo esto, sin interrumpir la forma de trabajar de los equipos.
¿Cómo integrar Metashield for Outlook 365 en las empresas? Paso a paso
Delegar en los empleados la responsabilidad de que revisen los metadatos antes de enviar un archivo es muy complicado. Parte de los usuarios no saben que los metadatos existen, y mucho menos cómo inspeccionarlos. Y aunque tengan la intención de revisarlos, el ritmo del trabajo diario y la presión de los plazos hacen que este tipo de acciones se pasen por alto. El error humano es inevitable, y en temas de seguridad, puede costar muy caro.
Integrar Metashield for Outlook 365 en una empresa es un proceso sencillo. La herramienta se despliega como complemento del entorno Microsoft 365, por lo que no requiere cambios en la infraestructura ni formación compleja para los equipos. Integrarlo es muy sencillo, solo hay que seguir los siguientes pasos:
- Contacto y firma de acuerdo: lo primero que tienes que hacer para integrar Metashield for Outlook 365 es rellanar el formulario para que nos pongamos en contacto contigo.
- Entrega de recursos técnicos: una vez firmado el acuerdo, recibirás todo lo necesario para la integración: licencia, manuales y un fichero de configuración adaptado a tus necesidades. Con estos recursos, tu equipo puede desplegar el complemento en Microsoft 365 sin complicaciones.
- Instalación y activación en Outlook: ya instalado el complemento, hay que seleccionar los buzones que quieres proteger ¡y listo! Desde ese momento, los usuarios finales lo verán en la barra de complementos, que suele estar en la parte superior, y podrán empezar a utilizarlo. Lo mejor es que funciona de forma automática tratando los documento cada vez que se adjuntan a un correo electrónico, analizando y protegiendo los archivos antes de ser enviados.
Una vez instalado, el complemento se integra directamente en el flujo de trabajo del correo corporativo, analizando y procesando los archivos adjuntos previamente a ser enviados.
Los administradores a través de la consola online de Metashield for Outlook 365 pueden definir políticas de gestión de metadatos por tipología de extensión de archivos. De este modo, se garantiza una aplicación homogénea de las políticas de seguridad para todos los usuarios. Esto permite adaptar el nivel de control a las necesidades reales de cada organización.
Además, Metashield ofrece informes y trazabilidad sobre los archivos procesados, aportando visibilidad y control a los equipos de seguridad y cumplimiento. Es una solución ligera pero potente, pensada para reforzar la protección de datos sin complicar el día a día de los usuarios.
Esta innovadora herramienta puede ayudar a las empresas a proteger sus datos y evitar fugas de información sensible. Integrarla es muy sencillo, contacta con nosotros para empezar a proteger tu empresa contra la fuga de datos.
Graduado en Comunicación Audiovisual y en un máster en Dirección de Marketing, interesado en la innovación y en cómo conectar las marcas con las personas. Madrileño con tintes pamplonicas y seguidor del Atlético de Madrid. Actualmente aprendo en el equipo de marketing de Telefónica Innovación Digital.
